系秘書是各系承擔教學(xué)管理工作的專職人員，在系主任直接領(lǐng)導(dǎo)下和教務(wù)處業(yè)務(wù)指導(dǎo)下開展工作。主要承辦與教務(wù)處對口的各項教學(xué)管理工作，負責全面了解教學(xué)情況，及時向系主任和教務(wù)處反映。具體職責如下：

　　一、教學(xué)管理方面

　　1、協(xié)助系主任制訂、修訂本系各專業(yè)教學(xué)計劃、教學(xué)大綱并督促貫徹執(zhí)行。

　　2、根據(jù)教學(xué)計劃和系主任教學(xué)工作安排，填寫教學(xué)任務(wù)書，及時報送教務(wù)處，經(jīng)審批后及時發(fā)給教師并安排教師根據(jù)任務(wù)書填寫教學(xué)日歷。學(xué)期末根據(jù)任務(wù)書統(tǒng)計教師教學(xué)工作量，核發(fā)課時津貼。

　　3、協(xié)助系主任檢查教學(xué)紀律，及時發(fā)放、收交教室日志。

　　4、負責辦理外聘教師審批手續(xù)，及時統(tǒng)計、報批、發(fā)放外聘教師代課費。

　　5、建立并保管本系教師教學(xué)業(yè)務(wù)檔案。

　　6、協(xié)助系主任制定教師進修計劃，負責每學(xué)年教師進修有關(guān)事宜。

　　7、安排學(xué)生教育見習(xí)、實習(xí)，畢業(yè)論文寫作等事宜，做好成績統(tǒng)計工作。

　　8、安排學(xué)生評教打分，并將打分統(tǒng)計結(jié)果及時報送教務(wù)處。

　　9、負責應(yīng)屆畢業(yè)生報中期選拔及畢業(yè)班學(xué)生普通話測試工作。

　　二、教務(wù)管理方面：

　　1、協(xié)助系主任做好學(xué)生報到注冊工作并將報到注冊情況及時報送學(xué)生處。安排新生報到注冊、入學(xué)教育、體檢及?；?、學(xué)生證、學(xué)籍卡的填寫、發(fā)放工作。

　　2、配合教務(wù)處做好學(xué)生休學(xué)、復(fù)學(xué)業(yè)、退學(xué)、轉(zhuǎn)學(xué)、轉(zhuǎn)專業(yè)等工作，按章辦事，及時處理。

　　3、協(xié)助系主任編排本系各年級的課程表，報教務(wù)處審定。根據(jù)審定后的課程表填寫授課通知單，在上課前一學(xué)期末發(fā)給任課教師。將課程表發(fā)給有關(guān)班級。

　　4、課程表一經(jīng)排定，一般不得更動。如遇特殊情況需要調(diào)整時，須報主管院長批準，交教務(wù)處備案。教師臨時調(diào)課，要填寫調(diào)課通知單，經(jīng)系主任和教務(wù)處領(lǐng)導(dǎo)批準后方可調(diào)課。教學(xué)秘書要將調(diào)課情況及時通知有關(guān)師生，務(wù)使不出差錯。

　　5、負責學(xué)生成績考核管理工作

　?、砰_學(xué)前向任課教師發(fā)放學(xué)生平時成績登記冊，期末考試前發(fā)放學(xué)生考試成績登分表。

　?、瓢才趴荚嚾粘獭⒖紙?、落實監(jiān)考人員，及時通知有關(guān)師生并報教務(wù)處。

　　⑶考試前兩周向任課教師收集試題并負責制卷、裝訂、保管、發(fā)放等工作。

　　⑷學(xué)期末匯總各科學(xué)生成績登記表，填好學(xué)生成績總表和成績報告單，做好有關(guān)統(tǒng)計工作。

　?、煽荚嚱Y(jié)束后，及時發(fā)出考試成績通知單。通知不及格學(xué)生做好補考或重修準備。統(tǒng)計因課程不及格而應(yīng)該補考、重修、留級、退學(xué)的學(xué)生名單，經(jīng)系主任簽字后報教務(wù)處辦理有關(guān)手續(xù)。

　?、蕝f(xié)助班主任搞好畢業(yè)前各學(xué)期成績的整理工作，提供畢業(yè)、結(jié)業(yè)和授予學(xué)士學(xué)位的學(xué)生名單，供系領(lǐng)導(dǎo)審核。

　　6、協(xié)助學(xué)生處做好大學(xué)英語四、六級和專業(yè)外語四、八級統(tǒng)考的組織工作。

　　7、整理保管學(xué)生學(xué)籍檔案，學(xué)生畢業(yè)時將學(xué)生歷年成績總表填寫一式三份。發(fā)放學(xué)生畢業(yè)證書、學(xué)位證書，辦理畢業(yè)生離校手續(xù)。